Informativa sul trattamento dei dati personali
LUMIRIA
Versione predisposta il 1° ottobre 2026
La presente informativa descrive il trattamento dei dati personali effettuato da Società Tecnologie Notarili S.r.l. in relazione al sito lumiria.ai, alle richieste di informazioni e di prova, ai rapporti contrattuali e amministrativi e alla gestione degli accessi al servizio LUMIRIA. È resa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 («GDPR»).
La sezione 3 distingue questi trattamenti da quelli effettuati per conto degli studi notarili sui contenuti delle pratiche, anche durante la prova gratuita.
1. Titolare del trattamento e contatti
Per i trattamenti descritti in questa informativa nei quali opera per finalità proprie, il titolare è Società Tecnologie Notarili S.r.l., con sede legale in Terza Traversa Mongiardino 11, 07024 La Maddalena, partita IVA 03083140909, di seguito la «Società».
Le richieste relative alla protezione dei dati personali possono essere inviate a privacy&sicurezza@lumiria.ai oppure, mediante posta elettronica certificata, a soc.tecnologienotarili@legalmail.it. È possibile scrivere anche alla sede legale, indicando che la comunicazione riguarda la protezione dei dati personali.
2. Responsabile della protezione dei dati
La Società ha designato un Responsabile della protezione dei dati («RPD» o «DPO»), al quale è possibile rivolgersi direttamente per le questioni relative al trattamento dei dati personali e all'esercizio dei diritti.
DPO designato: Avv. Nicola Barbuzzi
Recapito diretto del DPO: studiolegalebarbuzzi@pec.it (posta elettronica certificata)
Il recapito privacy&sicurezza@lumiria.ai resta il contatto privacy della Società. Il recapito diretto del DPO è quello indicato in questa sezione.
3. Ruoli e ambito di applicazione
L'informativa riguarda i visitatori del sito, le persone che contattano la Società, i notai che richiedono una prova o un abbonamento, nonché i collaboratori e i referenti degli studi per i trattamenti che la Società effettua come titolare.
Per i contenuti affidati dallo studio, il titolare è il notaio. Documenti, informazioni sulle parti, bozze e atti, conversazioni relative alle pratiche e altri contenuti inseriti o recuperati su istruzione dello studio sono trattati dalla Società in qualità di responsabile ai sensi dell'art. 28 GDPR. Lo stesso vale per le attività tecniche, di assistenza e manutenzione che comportano l'accesso a quei contenuti per erogare il servizio allo studio.
Questi trattamenti sono disciplinati dalla Nomina a responsabile del trattamento, accettata dal notaio nella procedura di richiesta di attivazione, prima della creazione dello spazio dello studio e del caricamento dei dati. La Nomina si applica a tutti i piani, compresa ogni modalità di prova gratuita. Il relativo modello è consultabile nella documentazione pubblica di LUMIRIA; l'accordo del singolo studio contiene i dati del notaio e le evidenze dell'accettazione.
Per i dati delle pratiche, l'informativa e le basi giuridiche del trattamento competono al notaio titolare. Le richieste relative a questi dati vanno rivolte al notaio; se ricevute dalla Società, sono inoltrate allo studio competente entro tre giorni lavorativi, senza un autonomo riscontro sul merito, secondo quanto previsto dalla Nomina.
I dati dei collaboratori richiedono la medesima distinzione: la Società opera per conto dello studio quando gestisce i contenuti e le operazioni affidati da quest'ultimo; opera come titolare per le proprie comunicazioni amministrative, la gestione del rapporto commerciale e la tutela dei propri sistemi e diritti, nei limiti descritti di seguito.
Il quadro dei ruoli, in sintesi:
| Dati | Chi decide finalità e mezzi | Ruolo della Società |
|---|
| Contenuti delle pratiche: documenti, dati delle parti e dei beni, bozze, atti, conversazioni, operazioni sui portali | il notaio | responsabile del trattamento (Nomina) |
| Abilitazioni degli utenti dello studio: chi può accedere e a quali funzioni | il notaio | responsabile del trattamento (Nomina) |
| Autenticazione e sicurezza degli accessi, registri tecnici | la Società | titolare |
| Richieste di prova o di abbonamento, firma della Nomina e approvazione delle clausole, con le relative evidenze | la Società | titolare |
| Contratto, pagamenti, fatture, avvisi di scadenza e comunicazioni di servizio | la Società | titolare |
| Corrispondenza e assistenza | la Società; i dati delle pratiche eventualmente presenti restano soggetti alla Nomina | titolare |
Per l'autenticazione la Società si avvale di Clerk, che opera come suo responsabile per i dati degli utenti e come titolare autonomo per i propri dati di account e di sicurezza, secondo la documentazione del fornitore.
4. Dati trattati e loro provenienza
Richieste e rapporto con lo studio. La Società riceve i dati comunicati nei moduli o nella corrispondenza: nome e cognome, luogo e data di nascita, indirizzo di residenza e codice fiscale del notaio, denominazione e sede dello studio, distretto notarile, indirizzo email e gli ulteriori recapiti forniti per gestire la richiesta. Per l'abbonamento tratta anche i dati fiscali e di fatturazione effettivamente necessari, tra cui partita IVA, codice destinatario o PEC, piano scelto, stato dell'abbonamento e comunicazioni relative al rapporto.
Utenti autorizzati e autenticazione. Sono trattati i dati identificativi e i recapiti degli utenti, il collegamento allo studio, le abilitazioni e le informazioni necessarie alla gestione degli accessi. I dati possono essere forniti dall'utente o comunicati dal notaio e dai soggetti autorizzati dello studio. L'autenticazione è gestita mediante Clerk; le informazioni di autenticazione e di sessione sono trattate nell'ambito di tale servizio. L'informativa è resa disponibile anche ai collaboratori che accedono alla piattaforma.
Accettazioni e documenti contrattuali. La Società conserva le versioni dei documenti presentati e accettati, le relative impronte informatiche, la data e l'ora delle dichiarazioni, l'indirizzo email e i dati dichiarati dal richiedente. Per la Nomina conserva anche il testo integrale con i dati del notaio e l'impronta della versione del modello. Sono registrate separatamente le evidenze dell'approvazione specifica delle clausole contrattuali e le informazioni sulla consultazione dei documenti previste dalla procedura. La Nomina e l'approvazione delle clausole si firmano ciascuna con un codice monouso inviato via email: per ogni firma sono conservati l'indirizzo cui è stato inviato il codice, gli orari di invio e di conferma, il numero dei tentativi, l'indirizzo IP e il browser. Il codice non è conservato in chiaro. La ricevuta con i testi firmati è inviata al notaio e, in copia, all'archivio della Società.
Pagamenti. I pagamenti e gli abbonamenti sono gestiti tramite Stripe. La Società tratta le informazioni necessarie alla gestione amministrativa, come l'esito del pagamento, i riferimenti della transazione e dell'abbonamento e i dati di fatturazione. Non acquisisce i dati completi della carta di pagamento.
Corrispondenza e assistenza. Sono trattati il contenuto delle richieste inviate alla Società, i recapiti del mittente e le informazioni necessarie a rispondere. I dati delle pratiche non sono utilizzati per correggere i guasti. Se compaiono in una segnalazione inviata dallo studio, restano soggetti alla Nomina e non sono trasferiti sui computer utilizzati per lo sviluppo.
Dati tecnici di navigazione e utilizzo. L'erogazione del sito e del servizio comporta il trattamento delle informazioni trasmesse dai dispositivi e dalle richieste di rete, tra cui l'indirizzo IP, le risorse richieste, data e ora, caratteristiche del browser, esito della richiesta ed eventuali errori. Il trattamento tecnico dell'indirizzo IP per la connessione e la sicurezza è distinto dalla raccolta di statistiche sulle visite. I registri sono trattati secondo le finalità e i termini indicati nelle sezioni 5 e 11.
Dettatura vocale. Se l'utente sceglie di dettare invece di scrivere, la voce è trasformata in testo dal servizio vocale del browser utilizzato (per esempio Google per Chrome, Apple per Safari), secondo le condizioni che l'utente ha con il produttore del browser. La Società riceve soltanto il testo risultante e non riceve né conserva la registrazione della voce; il produttore del browser non è un fornitore della Società per questa funzione. Al primo utilizzo l'utente è avvisato e può scegliere di non utilizzare la dettatura. Poiché ciò che viene dettato può contenere dati dei clienti dello studio, spetta al notaio stabilire se e quando consentirne l'uso.
La Società raccoglie quindi i dati direttamente dall'interessato, dallo studio che lo autorizza o lo indica come referente, dai sistemi utilizzati per erogare il servizio e dal prestatore dei pagamenti, limitatamente alle informazioni necessarie alle rispettive attività.
5. Finalità e basi giuridiche
Richieste di informazioni e di prova. I dati sono utilizzati per rispondere, esaminare la richiesta e svolgere le attività necessarie all'eventuale attivazione. Per il notaio che richiede il servizio per sé, la base giuridica è l'esecuzione di misure precontrattuali adottate su sua richiesta, ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. b), GDPR. Quando scrive un collaboratore o un referente, la Società tratta i suoi dati di contatto sulla base del legittimo interesse a gestire l'interlocuzione con lo studio, ai sensi della lett. f).
Gestione del contratto. I dati del notaio contraente sono trattati per attivare e amministrare la prova e l'abbonamento, gestire pagamenti e scadenze, fornire assistenza e inviare le comunicazioni necessarie al funzionamento del servizio. La base giuridica è l'art. 6, par. 1, lett. b), GDPR. Per i referenti che non sono parti del contratto, il trattamento dei recapiti professionali necessario a queste attività si fonda sul legittimo interesse della Società e dello studio a gestire il rapporto. Ciò non modifica il ruolo di responsabile della Società rispetto ai contenuti affidati dallo studio.
Obblighi di legge. L'emissione e la conservazione dei documenti fiscali e contabili, nonché l'adempimento delle altre prescrizioni legalmente applicabili alla Società, si fondano sull'art. 6, par. 1, lett. c), GDPR.
Funzionamento e sicurezza. I dati tecnici strettamente necessari sono utilizzati per rendere accessibili il sito e il servizio, gestire gli accessi, individuare errori e prevenire utilizzi abusivi. Per i trattamenti effettuati come titolare, la base giuridica è il legittimo interesse alla disponibilità, integrità e riservatezza dei sistemi e alla protezione degli utenti, ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. f), GDPR; restano applicabili gli specifici obblighi di sicurezza previsti dalla legge. L'accesso ai dati delle pratiche per diagnosi e manutenzione avviene invece nell'ambito delle istruzioni dello studio e della Nomina.
Prova del rapporto e tutela dei diritti. Le evidenze contrattuali e i dati pertinenti a eventuali contestazioni sono trattati per documentare richieste e accettazioni e per accertare, esercitare o difendere diritti. La base giuridica è il legittimo interesse della Società ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. f), GDPR. La conservazione riguarda soltanto le informazioni necessarie a tali scopi.
Quando si fonda sul legittimo interesse, il trattamento è limitato a quanto necessario alla finalità dichiarata e tiene conto dei diritti e delle ragionevoli aspettative dell'interessato. È possibile esercitare il diritto di opposizione nei termini della sezione 12.
La presa visione di questa informativa non costituisce un consenso generale al trattamento. L'accettazione delle condizioni del servizio e della Nomina ha la distinta funzione di regolare i rapporti contrattuali. Le comunicazioni operative qui descritte non costituiscono un'autorizzazione all'invio di pubblicità.
6. Necessità del conferimento
I dati indicati come necessari nella procedura sono richiesti per esaminare la domanda, identificare lo studio e i soggetti autorizzati, attivare il servizio o adempiere agli obblighi amministrativi e fiscali. In loro assenza può non essere possibile dare seguito alla richiesta o fornire la prestazione interessata.
Gli eventuali campi facoltativi e le informazioni non necessarie non condizionano l'accesso al servizio. Nelle richieste generiche inviate alla Società devono essere comunicati soltanto dati pertinenti; i documenti delle pratiche vanno gestiti attraverso le funzioni destinate allo studio e, quando necessari per l'assistenza, secondo le modalità concordate per la segnalazione.
7. Cookie e memorizzazione nel browser
Il sito non utilizza Google Analytics, il contatore interno delle visite o altri strumenti di analisi statistica o tracciamento pubblicitario. Non vengono generate impronte del dispositivo per contare o collegare le visite.
Per l'autenticazione sono utilizzati i cookie tecnici di Clerk necessari alla gestione dell'accesso e della sessione. Per questi strumenti strettamente necessari non è richiesto il consenso ai sensi dell'art. 122 del d.lgs. 196/2003. Il loro blocco può impedire l'accesso o il corretto funzionamento dell'area riservata.
La sessione di accesso è configurata con una scadenza dopo dodici ore di inattività e una durata massima assoluta di sette giorni. Le operazioni sensibili richiedono una nuova verifica dell'identità quando l'ultima verifica risale a più di dieci minuti prima. Questi termini riguardano la sessione e la verifica dell'accesso e non equivalgono alla durata di ciascun cookie.
Cookie di autenticazione presenti e relative durate:
| Cookie | Dominio e fornitore | Funzione | Durata |
|---|
| __client | clerk.lumiria.ai (Clerk), non leggibile dalle pagine (HttpOnly) | Stato dell'accesso: consente di generare i gettoni di sessione | Legata alla sessione: termina con la disconnessione o alla scadenza della sessione (12 ore di inattività, massimo 7 giorni); la durata tecnica del cookie è limitata dal browser |
| __session e __session_[suffisso] | lumiria.ai (Clerk) | Gettone di sessione inviato al server per verificare l'identità a ogni richiesta | Il gettone contenuto vale 60 secondi ed è rinnovato automaticamente; il cookie è impostato con scadenza di un anno e viene sovrascritto o rimosso alla disconnessione |
| __client_uat e __client_uat_[suffisso] | lumiria.ai (Clerk) | Data e ora dell'ultimo aggiornamento dell'accesso, per sapere se l'utente è collegato | Un anno dall'ultimo aggiornamento; rimosso o azzerato alla disconnessione |
| clerk_active_context | lumiria.ai (Clerk) | Sessione e contesto attivi nella scheda | Fino alla chiusura del browser |
Il suffisso dei nomi identifica l'istanza di Clerk del sito. Durante l'accesso Clerk crea e cancella immediatamente un cookie di prova (__clerk_test_etld) per individuare il dominio corretto.
La piattaforma utilizza inoltre la memoria del browser per alcune funzioni richieste dall'utente, secondo il quadro seguente. Queste informazioni non sono utilizzate per statistiche delle visite o pubblicità.
| Informazione e funzione | Memorizzazione | Durata o criterio di cancellazione |
|---|
| Provenienza da un invito, per presentare il percorso di attivazione pertinente; messaggi di benvenuto già visualizzati. | Memoria della scheda del browser. | Per la sessione della scheda; il ripristino della sessione da parte del browser può ripristinare anche tali informazioni. |
| Collaboratore selezionato, pratica aperta, fogli già consultati e tipi di documento usati di recente, per riprendere le attività e ricordare le scelte dell'interfaccia. | Memoria locale del browser. | Fino alla rimozione attraverso le funzioni disponibili o alla cancellazione dei dati del sito nel browser. |
| Credenziali della Web Mail Notariato, esclusivamente quando l'utente sceglie di memorizzarle per la relativa funzione. | Memoria locale del browser. | Fino alla rimozione della memorizzazione o alla cancellazione dei dati del sito nel browser. |
La chiusura del browser non garantisce la cancellazione di tutte le informazioni conservate sul dispositivo. L'utente può gestirle attraverso le funzioni del servizio e le impostazioni del browser; la rimozione può richiedere di ripetere l'accesso o le scelte già effettuate. La memorizzazione facoltativa delle credenziali va utilizzata soltanto su dispositivi sotto il controllo dell'utente.
8. Modalità del trattamento e sicurezza
I dati sono trattati mediante strumenti informatici e, per gli adempimenti amministrativi che lo richiedono, mediante documenti e corrispondenza. L'accesso è limitato alle persone autorizzate in relazione alle attività da svolgere, soggette a obblighi di riservatezza, con autenticazione a due fattori. Gli interventi straordinari sulla banca dati di produzione sono eseguiti da persone autorizzate, limitati alla struttura e alla configurazione, e annotati in un registro prima di essere eseguiti.
La Società applica misure tecniche e organizzative commisurate ai trattamenti, tra cui controlli di autenticazione e autorizzazione, separazione degli spazi degli studi attraverso i controlli applicativi, protezione delle comunicazioni e procedure di gestione degli incidenti e delle cancellazioni. Le misure relative ai dati affidati dagli studi, comprese le caratteristiche e i limiti delle copie di sicurezza, sono descritte nella Nomina e nei suoi allegati.
La manutenzione, la correzione dei guasti e l'aggiornamento del servizio si svolgono senza accesso ai contenuti delle pratiche, senza eccezioni. Il personale della Società e gli strumenti di assistenza allo sviluppo, compreso Claude Code, lavorano esclusivamente sul codice, su dati di prova custoditi in un ambiente separato da quello di produzione e su informazioni tecniche prive dei contenuti delle pratiche (errori, identificativi, tempi e consumi), mai su documenti, conversazioni o dati dei clienti del notaio. I computer utilizzati per lo sviluppo non dispongono delle chiavi di accesso alla banca dati di produzione e non conservano dati delle pratiche. Per la diagnosi di un guasto ricevono soltanto codici tecnici e una rappresentazione della struttura della pagina del portale nella quale ogni dato è sostituito da un segnaposto; i guasti che non possono essere compresi in questo modo sono riprodotti su pratiche di prova con dati fittizi. L'assistente di sviluppo opera in base a un contratto distinto da quello utilizzato per il servizio, non coperto dal regime di conservazione zero, e per questa ragione non riceve in alcun caso dati delle pratiche.
La Società non effettua, per le finalità proprie descritte in questa informativa, profilazione né decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sull'interessato. Le bozze e le proposte generate nell'assistenza notarile rimangono soggette alla verifica e alla decisione del notaio, secondo le condizioni del servizio e la Guida all'uso di LUMIRIA.
9. Destinatari e fornitori
I dati possono essere trattati dalle persone autorizzate della Società e dai fornitori necessari all'erogazione del sito, del servizio e delle attività amministrative. Quando operano per conto della Società, i fornitori sono vincolati dagli accordi previsti dall'art. 28 GDPR. Per i dati affidati dal notaio, i fornitori pertinenti operano nella catena dei sub-responsabili disciplinata dalla Nomina.
| Fornitore | Funzione pertinente |
|---|
| Supabase Pte. Ltd. | Banca dati, archivio dei file e copie giornaliere della banca dati. La regione di archiviazione scelta è l'Irlanda. |
| Vercel Inc. | Erogazione del sito e delle funzioni applicative, configurate a Dublino, e relativi registri tecnici, senza i contenuti delle pratiche. |
| Clerk, Inc. | Autenticazione e gestione degli accessi degli utenti, comprese le comunicazioni di accesso. Il controllo contro gli accessi automatizzati è svolto per Clerk dal suo fornitore Cloudflare, Inc. Non riceve i contenuti delle pratiche per queste attività. |
| Hetzner Online GmbH | Server delle automazioni e del ragionamento, e server e spazio di archiviazione per le copie di sicurezza cifrate dei file dei documenti, con infrastrutture utilizzate in Germania. |
| Anthropic Ireland, Limited | Modelli di intelligenza artificiale. Le elaborazioni dei modelli sono configurate negli Stati Uniti. Claude Code è utilizzato come assistente di sviluppo, sul codice e su dati di prova, e non riceve contenuti delle pratiche. |
| Resend (Plus Five Five, Inc.) | Invio delle email automatiche agli studi, come gli avvisi di scadenza e le comunicazioni di servizio, e inoltro alla Società dei messaggi inviati con il modulo Contatti del sito. Tratta nome ed email degli utenti e di chi scrive, e il testo dei messaggi; non riceve i contenuti delle pratiche. |
| Stripe Payments Europe, Limited | Gestione dei pagamenti e degli abbonamenti. Non riceve i contenuti delle pratiche notarili per queste attività. |
Per la corrispondenza della Società è utilizzato il servizio di posta elettronica di Aruba S.p.A., con sede in Italia. I dati pertinenti possono inoltre essere comunicati ai professionisti incaricati dell'assistenza contabile, fiscale o legale, nonché alle autorità e agli altri soggetti che abbiano titolo a riceverli in base alla legge.
Il ruolo di ciascun destinatario dipende dall'attività effettivamente svolta. In particolare, il prestatore dei pagamenti può agire anche come autonomo titolare per i propri obblighi di legge e le attività di prevenzione delle frodi, secondo la propria informativa. I fornitori dei pagamenti e della gestione amministrativa non sono, per questo solo fatto, sub-responsabili del notaio per i dati delle pratiche.
La pagina pubblica «Fornitori e sub-responsabili», disponibile all'indirizzo https://www.lumiria.ai/sub-responsabili/, raccoglie le informazioni sui fornitori e i collegamenti ai loro accordi, agli elenchi dei sub-fornitori e alla documentazione di sicurezza. La consultazione non comporta un'adesione dell'utente ai contratti stipulati dalla Società.
I dati personali non sono diffusi al pubblico dalla Società per le finalità descritte in questa informativa.
10. Localizzazione e trasferimenti internazionali
La banca dati e l'archivio dei file sono configurati in Irlanda; i server delle automazioni e del ragionamento utilizzati dalla Società si trovano in Germania; le funzioni applicative Vercel sono configurate a Dublino. La sede del soggetto contraente e gli ulteriori trattamenti dei fornitori possono essere diversi dalla regione tecnica scelta.
L'impiego di fornitori internazionali comporta trattamenti anche fuori dallo Spazio economico europeo, tra cui quelli negli Stati Uniti per l'autenticazione tramite Clerk, per le elaborazioni Anthropic e per l'invio delle email tramite Resend. Supabase Pte. Ltd. ha sede a Singapore; Vercel, Clerk e Resend sono fornitori statunitensi. Le localizzazioni europee delle infrastrutture non costituiscono quindi una dichiarazione che ogni trattamento o accesso avvenga esclusivamente in Europa.
I trasferimenti soggetti al Capo V GDPR avvengono sulla base delle garanzie applicabili al singolo destinatario e al trattamento: decisioni di adeguatezza della Commissione europea, quando ne ricorrono i presupposti, oppure clausole contrattuali tipo adottate con decisione (UE) 2021/914, nei moduli pertinenti ai ruoli delle parti, con le verifiche e le eventuali misure supplementari richieste. Il ricorso all'EU-US Data Privacy Framework presuppone che il destinatario e il trattamento rientrino effettivamente nel suo ambito.
Per conoscere il presupposto applicabile a un destinatario e ottenere copia delle garanzie pertinenti è possibile scrivere a privacy&sicurezza@lumiria.ai. Possono essere oscurate le sole informazioni riservate estranee alla verifica delle garanzie.
Per i contenuti delle pratiche elaborati dai modelli è attivo dal 25 settembre 2026, sull'organizzazione Anthropic della Società, il regime di conservazione zero, confermato dal certificato sottoscritto con il fornitore. Questo regime, i suoi limiti, le memorie temporanee e le eccezioni sono descritti nella Nomina e nella Guida all'uso di LUMIRIA. Non equivale all'assenza di trasferimenti internazionali, né alla cancellazione delle copie conservate da LUMIRIA per erogare il servizio.
11. Tempi di conservazione
I termini dipendono dalla finalità del trattamento. La cancellazione dello spazio dello studio e la conservazione di una fattura o della prova del contratto sono operazioni distinte: la necessità di conservare dati amministrativi non autorizza a trattenere per la medesima durata i contenuti delle pratiche.
Dati trattati dalla Società come titolare
| Categoria | Termine o criterio di conservazione |
|---|
| Richieste di informazioni o di prova non seguite dall'attivazione. | Novanta giorni dalla richiesta, trascorsi i quali i dati sono cancellati automaticamente. Restano soltanto le evidenze contrattuali eventualmente già formate e le informazioni necessarie per obblighi di legge o specifiche contestazioni. |
| Dati amministrativi dell'abbonamento non soggetti ai termini delle righe successive. | Per la durata del rapporto e fino a novanta giorni dalla cessazione, limitatamente alle attività di chiusura amministrativa. Il termine non si applica ai contenuti delle pratiche né prolunga l'accesso allo spazio dello studio. |
| Testi contrattuali ed evidenze delle accettazioni. | Dieci anni dalla cessazione del rapporto. Quando non segue l'attivazione, dalla definizione della richiesta cui le evidenze si riferiscono. Sono conservati soltanto i dati necessari alla prova delle dichiarazioni e del rapporto. |
| Documenti fiscali e contabili. | Di regola dieci anni dall'ultima registrazione, secondo l'art. 2220 del codice civile, fatti salvi gli ulteriori obblighi previsti dalla normativa fiscale e le esigenze connesse a procedimenti in corso. |
| Corrispondenza e richieste di assistenza amministrativa. | Fino a ventiquattro mesi dalla chiusura della richiesta. Gli allegati e i contenuti delle pratiche non seguono questo termine: rimangono soggetti alla Nomina e ai termini delle copie tecniche pertinenti. |
| Email di servizio e messaggi del modulo Contatti inviati tramite Resend (nome, email, testo dei messaggi). | Trenta giorni dall'invio presso Resend, secondo la configurazione adottata; l'accordo sul trattamento dei dati di Resend prevede inoltre la cancellazione dei dati entro novanta giorni dalla chiusura dell'account. |
| Registri delle funzioni Vercel. | Trenta giorni dalla registrazione, con la configurazione Pro e Observability Plus utilizzata. Contengono soltanto informazioni tecniche, senza i contenuti delle pratiche. Non sono configurati inoltri a servizi esterni mediante log drain. |
| Misure tecniche dei tempi delle richieste, senza contenuti. | Trenta giorni dalla registrazione. |
| Dati conservati nel browser dell'utente. | Secondo la sezione 7; la cancellazione dei dati nei sistemi della Società non comporta automaticamente la rimozione delle informazioni dal dispositivo dell'utente. |
Le informazioni strettamente necessarie a gestire un incidente o una contestazione specifica possono essere conservate separatamente per il tempo necessario alla relativa gestione e alla tutela dei diritti, tenendo conto dei termini di prescrizione e degli eventuali obblighi di legge. La conservazione riguarda i soli dati pertinenti, con accesso limitato, e non giustifica la conservazione generalizzata di tutti i registri o di tutte le pratiche.
Alla scadenza dei termini i dati sono cancellati o, quando sia appropriato alla finalità residua, resi effettivamente anonimi. Le copie della banca dati Supabase seguono il ciclo di conservazione di sette giorni; dopo la cancellazione dai sistemi attivi possono pertanto residuare copie fino all'esaurimento di tale ciclo.
Dati affidati dagli studi
I termini completi sono stabiliti dalla Nomina, consultabile nella documentazione pubblica. Alla scadenza della prova o dell'abbonamento non rinnovato, lo studio conserva per trenta giorni dalla scadenza l'accesso in sola lettura e la possibilità di esportazione; se passa all'abbonamento o rinnova entro tale termine, non perde nulla. Lo studio può anche chiedere in qualsiasi momento di passare a un altro fornitore o di cessare il servizio, secondo l'art. 8-bis delle Condizioni del servizio. Al termine sono cancellati automaticamente e definitivamente dai sistemi attivi pratiche, documenti, atti e conversazioni, insieme agli account degli utenti dello studio. Il notaio può chiedere la cancellazione immediata.
L'archivio ZIP del lavoro si scarica dal servizio in qualsiasi momento, fino alla cancellazione dello studio; cinque giorni prima della scadenza lo studio riceve un avviso. Ogni download genera un nuovo archivio ZIP del lavoro conservato in quel momento, senza conservarne una copia presso la Società.
Una pratica eliminata durante il servizio attivo è cancellata definitivamente e immediatamente e non è recuperabile.
Le copie della banca dati possono contenere residui per ulteriori sette giorni dopo la cancellazione dai sistemi attivi: nella sequenza ordinaria, fino a trentasette giorni dalla scadenza. Lo stesso vale per le copie notturne cifrate dei file dei documenti, conservate sette giorni su server Hetzner in Germania.
Registri, catture e file di lavoro su Hetzner sono cancellati automaticamente dopo sette giorni; i file di lavoro che contengono documenti sono cancellati al termine dell'operazione. I registri non contengono dati delle pratiche. I computer utilizzati per lo sviluppo non contengono dati delle pratiche, e non ne esistono quindi copie di manutenzione.
Restano le conservazioni imposte dalla legge e le eccezioni del fornitore dei modelli descritte nella Nomina. Il riepilogo non modifica le istruzioni del notaio.
12. Diritti degli interessati
Nei casi e nei limiti previsti dagli articoli 15 e seguenti GDPR, l'interessato può chiedere conferma del trattamento e accesso ai propri dati, ottenerne copia, richiedere la rettifica dei dati inesatti o l'integrazione di quelli incompleti, nonché domandare la cancellazione o la limitazione del trattamento quando ne ricorrono i presupposti.
La portabilità riguarda i dati forniti dall'interessato trattati con mezzi automatizzati sulla base del consenso o di un contratto, nei limiti dell'art. 20 GDPR. Consente di riceverli in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e, quando tecnicamente possibile, di chiederne la trasmissione a un altro titolare.
È possibile opporsi, per motivi connessi alla propria situazione particolare, ai trattamenti fondati sul legittimo interesse. In tal caso la Società cessa il trattamento, salvo dimostrare motivi legittimi cogenti prevalenti sui diritti e sulle libertà dell'interessato oppure la necessità di accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria.
Le richieste possono essere inviate a privacy&sicurezza@lumiria.ai, alla PEC della Società o al DPO ai recapiti della sezione 2. Se sussistono ragionevoli dubbi sull'identità del richiedente, la Società può chiedere le informazioni aggiuntive necessarie a verificarla, evitando raccolte eccedenti.
La Società fornisce riscontro senza ingiustificato ritardo e, di regola, entro un mese dal ricevimento della richiesta. Il termine può essere prorogato di ulteriori due mesi quando necessario per la complessità o il numero delle richieste; la proroga e le sue ragioni sono comunicate entro il primo mese. L'esercizio dei diritti è normalmente gratuito, ferme le eccezioni previste dall'art. 12 GDPR.
Per i dati delle pratiche affidati alla Società come responsabile, le richieste sono gestite secondo la sezione 3 e la Nomina, nell'ambito delle competenze del notaio titolare.
L'interessato può proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, secondo le modalità pubblicate su https://www.garanteprivacy.it/, o all'autorità di controllo competente ai sensi dell'art. 77 GDPR. Resta il diritto di rivolgersi all'autorità giudiziaria.
13. Modifiche e aggiornamenti
La Società aggiorna questa informativa quando cambiano i trattamenti o le informazioni da rendere agli interessati. La versione pubblicata riporta la data dell'ultimo aggiornamento; le modifiche rilevanti sono portate a conoscenza degli interessati con modalità appropriate e, quando necessario, prima dell'avvio dei nuovi trattamenti.
Condizioni del servizio
LUMIRIA
Versione del 4 ottobre 2026
1. Il Fornitore
1.1 Il servizio LUMIRIA è erogato da Società Tecnologie Notarili S.r.l., con sede legale in Terza Traversa Mongiardino 11, 07024 La Maddalena (SS), iscritta al Registro delle imprese di Sassari con il numero 03083140909, che è anche codice fiscale e partita IVA, REA SS-228337, capitale sociale € 79.900,00 interamente versato, di seguito il «Fornitore».
1.2 I contatti del Fornitore sono: posta elettronica infoeservizi@lumiria.ai; per le questioni relative ai dati personali privacy&sicurezza@lumiria.ai; PEC soc.tecnologienotarili@legalmail.it.
2. Definizioni e documenti contrattuali
2.1 Nelle presenti condizioni:
- «Servizio» indica la piattaforma LUMIRIA e le funzionalità rese disponibili nel piano o nella prova attivati;
- «Studio» indica il notaio che richiede e ottiene l'attivazione del Servizio per la propria attività professionale, anche a titolo di prova. Il notaio è la parte del contratto e il titolare del trattamento dei dati affidati al Fornitore per lo svolgimento dell'attività notarile;
- «Utente» indica il notaio o una persona fisica da lui autorizzata ad accedere al Servizio per conto dello Studio;
- «Pratica» indica l'insieme dei documenti, delle informazioni, delle conversazioni, delle bozze e delle attività riferiti a una pratica dello Studio;
- «Nomina» indica l'atto di nomina del Fornitore a responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 («GDPR»), comprensivo dei suoi allegati.
2.2 Costituiscono il contratto le presenti condizioni, le condizioni economiche e le caratteristiche del piano o della prova accettati dallo Studio, la Nomina e la Guida all'uso di LUMIRIA nella versione messa a disposizione al momento dell'accettazione. In materia di trattamento dei dati personali prevale la Nomina; la Guida descrive l'uso e i limiti delle funzioni e non può derogare alle altre pattuizioni contrattuali.
2.3 I testi delle condizioni, della Guida e del modello di Nomina sono consultabili anche prima della registrazione. La pubblicazione del modello di Nomina ne consente l'esame preventivo; il rapporto con il singolo Studio è disciplinato dal testo accettato nella procedura di attivazione, con i dati del notaio.
3. Oggetto del Servizio
3.1 LUMIRIA mette a disposizione strumenti di assistenza all'attività dello Studio: lettura ed estrazione di dati dai documenti, supporto all'istruttoria e formulazione di rilievi, generazione e revisione assistita di bozze, consultazione di fonti selezionate e ricerche sul web, recupero di documenti mediante portali esterni e lettura della Web Mail Notariato. La predisposizione degli adempimenti successivi all'atto, quali nota di trascrizione e plico, è compresa nel perimetro contrattuale quando la relativa funzione è resa disponibile nel piano utilizzato.
3.2 Le operazioni su Sister, Telemaco e SmartRUN sono eseguite su comando e sotto il controllo dello Studio, con le sue credenziali e nei limiti delle autorizzazioni di cui dispone. Il Servizio accede ai portali attraverso SmartRUN, il portale del Notariato. Le operazioni sui portali sono eseguite da procedure automatiche programmate, che compiono i passaggi previsti uno dopo l'altro. Solo quando un passaggio non riesce, perché la pagina del portale non corrisponde a quanto previsto, interviene di ripiego un modello di intelligenza artificiale, attraverso l'organizzazione Anthropic della Società coperta dal regime di conservazione zero, che esamina la pagina e completa il passaggio. Le credenziali non sono mai trasmesse al modello. Le operazioni possono comprendere l'invio delle richieste necessarie al recupero dei documenti, come la richiesta di planimetria. Quando una richiesta deve essere firmata, la firma è apposta personalmente dal notaio con il proprio strumento di firma, anche remota, al di fuori del Servizio: il Servizio gli consegna il file da firmare e ne riceve il file firmato, e il Fornitore non detiene né utilizza il dispositivo, il PIN o le credenziali di firma. Lo Studio verifica i presupposti, il contenuto e l'esito delle operazioni richieste. L'accesso alla Web Mail Notariato è in sola lettura.
3.3 Le credenziali dei portali sono indicate dall'Utente per la singola operazione, restano in memoria per il tempo necessario e non sono conservate sui sistemi del Fornitore, né rese visibili al personale o ai modelli di intelligenza artificiale. Per la Web Mail Notariato è disponibile, soltanto su scelta dell'Utente, la memorizzazione nel browser del suo dispositivo, secondo quanto descritto nella Nomina.
3.4 Il Servizio fornisce assistenza informatica e automatizzata. Non costituisce una prestazione di consulenza legale resa dal Fornitore e non sostituisce la funzione notarile, le valutazioni professionali o gli adempimenti personalmente riservati al notaio.
4. Richiesta di attivazione e conclusione del contratto
4.1 Il Servizio è riservato ai notai iscritti al ruolo, per uso professionale, e ai collaboratori da essi autorizzati. Il notaio presenta la richiesta con i propri dati identificativi, la sede, il distretto e un indirizzo della Web Mail Notariato. Chi rende le dichiarazioni e le accettazioni nella procedura deve essere legittimato a impegnare il notaio indicato nella richiesta.
4.2 Nella richiesta il notaio accetta le presenti condizioni e la Nomina e presta separatamente l'approvazione specifica prevista dall'art. 17. Le accettazioni precedono la creazione dello Studio e la possibilità di caricare dati o utilizzare le funzioni del Servizio. La stessa procedura si applica a ogni piano, comprese entrambe le modalità di prova gratuita.
4.3 La richiesta è sottoposta all'approvazione del Fornitore. Il contratto si perfeziona con l'approvazione comunicata al richiedente e l'attivazione dello Studio; la Nomina acquista efficacia con il contratto e comunque prima di qualunque trattamento dei dati delle pratiche. La semplice consultazione del sito o dei documenti pubblici non conclude il contratto.
4.4 La Nomina e l'approvazione specifica dell'art. 17 si firmano ciascuna con firma elettronica semplice, mediante un codice monouso inviato all'indirizzo email indicato nella richiesta e inserito nel Servizio. Il Fornitore conserva le evidenze delle accettazioni e le versioni dei documenti cui si riferiscono. Per la Nomina conserva anche il testo integrale con i dati del notaio, la relativa impronta informatica, l'impronta della versione del modello, data e ora, indirizzo email e dati dichiarati. L'approvazione specifica delle clausole delle condizioni è registrata separatamente, con data, ora e versione. Per ogni firma sono conservati anche l'indirizzo cui è stato inviato il codice, gli orari di invio e di conferma, il numero dei tentativi, l'indirizzo IP e il browser. Dopo la firma lo Studio riceve via email i testi firmati con la prova della firma; può comunque richiederne copia.
4.5 Lo Studio mantiene aggiornati i propri dati e recapiti, individua gli Utenti autorizzati e revoca l'accesso a chi non è più legittimato a operare per suo conto.
5. Prova gratuita
5.1 La prova gratuita è disponibile nelle seguenti modalità:
- LUMIRIA DEMO su invito personale: fino alla data indicata sul sito e comunicata al momento dell'invito, per un massimo di cinque pratiche;
- LUMIRIA DEMO mediante link di prova: per sette giorni dall'attivazione, per un massimo di due pratiche.
5.2 La prova è concessa una sola volta per Studio. Le condizioni del servizio e la Nomina si applicano integralmente anche alla prova, inclusi gli obblighi di riservatezza, sicurezza, assistenza e cancellazione dei dati.
5.3 Durante la prova il Servizio è disponibile in versione beta: alcune funzioni possono non essere disponibili, essere modificate o presentare errori. Tale caratteristica non esclude gli obblighi del Fornitore previsti dal contratto e dalla legge. Il Fornitore può interrompere la prova in caso di utilizzo contrario alle presenti condizioni, comunicandone il motivo allo Studio.
5.4 La prova non si trasforma automaticamente in un abbonamento a pagamento. In assenza di una distinta attivazione dell'abbonamento, alla scadenza si applica l'art. 8.
6. Corrispettivi e pagamenti
6.1 Durata, caratteristiche e corrispettivi del piano sono indicati prima della sottoscrizione. I corrispettivi si intendono al netto dell'IVA, ove dovuta. Le fatture sono emesse secondo la normativa applicabile.
6.2 Il pagamento è gestito tramite Stripe, secondo le modalità presentate al momento della sottoscrizione. I trattamenti connessi al pagamento e alla gestione del rapporto commerciale sono descritti nell'informativa privacy e nella documentazione del fornitore dei pagamenti.
7. Durata, rinnovo e disdetta
7.1 L'abbonamento ha durata mensile o annuale secondo il piano scelto e si rinnova automaticamente per periodi di pari durata, salvo disdetta comunicata almeno quindici giorni prima della scadenza.
7.2 Lo Studio può comunicare la disdetta dalle impostazioni del proprio account. La disdetta ricevuta entro il termine del comma 7.1 impedisce il successivo rinnovo e ha effetto alla scadenza del periodo in corso. Se ricevuta oltre tale termine, impedisce il rinnovo successivo a quello ormai maturato e ha effetto alla fine del relativo periodo. Restano ferme eventuali condizioni più favorevoli espressamente concordate e i diritti inderogabili previsti dalla legge.
7.3 La disdetta non comporta la cessazione anticipata dell'accesso relativo al periodo già pagato né il rimborso della frazione non utilizzata. Sono fatti salvi i rimedi per inadempimento e i casi di recesso e rimborso espressamente previsti dalla legge, dall'art. 15 o dalla Nomina.
8. Scadenza, restituzione e cancellazione dei dati
8.1 Alla scadenza dell'abbonamento non rinnovato o della prova non convertita, lo Studio dispone di trenta giorni per consultare ed esportare il lavoro conservato. Durante questo periodo l'accesso è in sola lettura: non sono consentite nuove pratiche, modifiche o nuove elaborazioni.
8.2 Lo Studio può scaricare in qualsiasi momento, dal Servizio, un archivio ZIP contenente il lavoro conservato, comprese pratiche, documenti, atti e conversazioni. L'archivio è generato al momento di ciascun download e comprende il lavoro conservato fino a quel momento; il download può essere ripetuto fino alla cancellazione dello Studio. Cinque giorni prima della scadenza il Fornitore invia al recapito dello Studio un avviso che ricorda la scadenza, indica come scaricare l'archivio e informa che, in assenza di passaggio all'abbonamento o di rinnovo, i dati saranno cancellati automaticamente trenta giorni dopo la scadenza.
8.3 Decorso il trentesimo giorno successivo alla scadenza, i dati dello Studio sono cancellati automaticamente dai sistemi attivi e l'archivio non può più essere scaricato. Le conversazioni seguono gli stessi termini delle pratiche e dei documenti. La cancellazione è definitiva sui sistemi attivi.
8.4 Se lo Studio passa all'abbonamento o rinnova prima della scadenza o durante i trenta giorni, il Servizio torna attivo e nessun dato è cancellato. Il notaio può scegliere la cancellazione immediata dei dati dai sistemi attivi in luogo della restituzione, scrivendo a infoeservizi@lumiria.ai. La richiesta determina anche la perdita della possibilità di esportare quanto cancellato e non modifica, da sola, la durata o i corrispettivi del contratto.
8.5 Copie di sicurezza, registri e copie tecniche seguono i distinti termini dell'art. 11 della Nomina. La cancellazione dai sistemi attivi non equivale alla contestuale eliminazione di tutte queste copie. Il Fornitore ne limita il trattamento alle finalità e ai tempi stabiliti nella Nomina.
8.6 Durante il rapporto, la pratica eliminata dall'Utente è cancellata definitivamente e immediatamente dai sistemi attivi, insieme ai documenti e ai dati collegati, e non è recuperabile attraverso il Servizio.
8.7 Lo Studio provvede a scaricare e custodire quanto necessario alla propria attività prima della cancellazione. LUMIRIA non svolge il servizio di conservazione degli atti previsto dalla disciplina notarile né sostituisce gli archivi e gli obblighi di conservazione dello Studio.
8-bis. Passaggio ad altro fornitore e uscita
8-bis.1 In applicazione del capo VI del Regolamento (UE) 2023/2854 («Data Act»), lo Studio può chiedere in qualsiasi momento di passare a un altro fornitore di servizi o a un'infrastruttura propria, oppure di cessare il Servizio ottenendo la restituzione e la cancellazione dei dati. La richiesta si invia a infoeservizi@lumiria.ai o tramite la funzione del Servizio e produce effetto dalla data di ricezione, che il Fornitore registra.
8-bis.2 Dalla richiesta decorre un periodo di passaggio di durata non superiore a trenta giorni, durante il quale il Servizio continua a funzionare, il Fornitore presta un'assistenza ragionevole, mantiene il livello di sicurezza, sostiene la strategia di uscita dello Studio relativa ai servizi contrattualizzati e fornisce tutte le informazioni pertinenti. Seguono trenta giorni per il recupero dei dati, durante i quali l'accesso è in sola lettura con possibilità di esportazione. Al termine il contratto cessa e i dati dello Studio sono cancellati dai sistemi attivi secondo l'art. 8.3, fermo quanto previsto dall'art. 8-bis.5 per le copie di sicurezza. Lo Studio può chiedere una sola volta la proroga del periodo di passaggio.
8-bis.3 I dati esportabili sono: le pratiche e i relativi dati (parti, beni, rilievi, fatti, stati e versioni), i documenti caricati o recuperati, gli atti e le bozze, le conversazioni con l'assistente e gli schemi dello Studio. L'archivio contiene i file leggibili (documenti originali, atti in formato Word, conversazioni in PDF) e i dati in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico (JSON Lines), con un indice e le impronte di ogni file. Non sono esportabili, perché costituiscono segreti commerciali del Fornitore o la loro esportazione esporrebbe a rischi la sicurezza del Servizio: lo stato tecnico interno dell'assistente; i registri tecnici di funzionamento; i dati di sicurezza. Tali esclusioni non ostacolano né ritardano il passaggio.
8-bis.4 Il passaggio, il recupero e la cancellazione non comportano alcun costo per lo Studio. Se la richiesta è presentata prima della scadenza del periodo già pagato, la frazione non utilizzata del corrispettivo resta dovuta ai sensi dell'art. 7.3 e costituisce l'unico onere connesso all'uscita anticipata.
8-bis.5 La cancellazione integrale riguarda i sistemi attivi. Le copie di sicurezza della banca dati e dei file si cancellano automaticamente entro sette giorni dalla fine del periodo di recupero, non sono utilizzate per alcuna elaborazione e non sono accessibili se non per il ripristino in caso di incidente, secondo l'art. 11 della Nomina.
8-bis.6 Quanto previsto da questo articolo vale anche per la prova gratuita, che è erogata con dati reali e non è trattata come versione di sola valutazione.
9. Assistenza automatizzata e controllo professionale
9.1 I sistemi di intelligenza artificiale possono produrre contenuti inesatti, incompleti, non aggiornati o non pertinenti, anche quando il testo appare plausibile o contiene richiami a fonti. Gli output costituiscono bozze e proposte da sottoporre al controllo del notaio.
9.2 Prima di utilizzare un risultato, il notaio ne verifica i dati, le fonti, l'attualità delle norme richiamate, la coerenza con i documenti e la conformità alla volontà delle parti e al caso concreto. I richiami a fonti presenti nell'output sono strumenti di verifica e non attestazioni della loro correttezza o della correttezza della proposta.
9.3 Restano riservate al notaio l'indagine della volontà delle parti, le valutazioni di legalità, la scelta del contenuto dell'atto e gli altri compiti propri della funzione notarile. L'adozione e l'utilizzo delle proposte richiedono il suo controllo e la sua decisione.
9.4 Il Fornitore non garantisce l'esattezza, la completezza o l'idoneità giuridica di ogni risultato generato. La responsabilità professionale del notaio per le proprie decisioni e per gli atti ricevuti o sottoscritti resta ferma; ciò non esclude la responsabilità del Fornitore per l'inadempimento dei propri obblighi contrattuali o di legge, inclusi quelli relativi al trattamento dei dati.
9.5 Quando l'Utente stampa o scarica una bozza o un contenuto generato, il Servizio ricorda che è stato predisposto con l'assistenza dell'intelligenza artificiale e va controllato prima di qualsiasi utilizzo; i file esportati riportano tale indicazione nelle loro proprietà, in forma leggibile da dispositivo automatico (Regolamento (UE) 2024/1689, art. 50), senza modificarne il testo. La Guida all'uso di LUMIRIA descrive le modalità operative e i limiti dell'assistenza. Lo Studio ne porta a conoscenza gli Utenti autorizzati e assicura che utilizzino il Servizio con preparazione e supervisione adeguate alle attività affidate loro.
10. Obblighi dello Studio
10.1 Lo Studio si impegna a:
- utilizzare il Servizio per le finalità contrattuali, nel rispetto della legge e delle norme professionali e deontologiche;
- proteggere le credenziali e i dispositivi di accesso, impedire usi non autorizzati e segnalare tempestivamente accessi sospetti o incidenti di cui abbia conoscenza;
- utilizzare i portali esterni nei limiti delle proprie abilitazioni e delle relative condizioni d'uso;
- caricare e trattare soltanto dati e documenti per i quali dispone di una base giuridica e delle necessarie autorizzazioni, limitandoli a quanto pertinente alla pratica;
- non tentare accessi ai dati di altri Studi o interferenze con la sicurezza del Servizio;
- adempiere agli obblighi propri del titolare del trattamento, comprese le informative e, quando richiesta dall'art. 35 GDPR, la valutazione d'impatto;
- informare i clienti dell'impiego di sistemi di intelligenza artificiale nei casi e con le modalità previsti dalla normativa applicabile.
10.2 Questi obblighi non trasferiscono allo Studio gli adempimenti che la legge o il contratto pongono a carico del Fornitore.
11. Disponibilità e recupero dei dati
11.1 Il Fornitore cura l'erogazione e la manutenzione del Servizio con la diligenza richiesta dalla natura professionale dell'attività. Non è pattuita una disponibilità ininterrotta né una percentuale garantita di disponibilità. Gli interventi programmati che incidono sull'accesso sono di norma comunicati in anticipo.
11.2 Possono verificarsi interruzioni o limitazioni dovute a manutenzione, guasti o indisponibilità dei servizi esterni. Il Fornitore si adopera per rimuovere le cause che rientrano nella propria sfera di intervento. Il coinvolgimento di un fornitore terzo non esclude, di per sé, la responsabilità del Fornitore quando questa sussiste secondo la legge o il contratto.
11.3 La banca dati è oggetto di copie giornaliere conservate per sette giorni. Il ripristino recupera i dati presenti nell'ultima copia disponibile: possono andare perdute le modifiche successive, corrispondenti ordinariamente a un intervallo di circa ventiquattro ore. Non è attivo il ripristino a un istante arbitrario tra due copie. La procedura di ripristino è provata prima dell'apertura del Servizio e successivamente almeno ogni tre mesi.
11.4 I file dei documenti, comprese immagini e PDF caricati o recuperati dai portali, sono oggetto di una copia di sicurezza notturna, cifrata e conservata per sette giorni su server in Germania. Il ripristino recupera i file presenti nell'ultima copia disponibile; quelli caricati dopo l'ultima copia possono andare perduti e vanno ricaricati dallo Studio. Lo Studio conserva comunque autonomamente i documenti necessari alla propria attività e può scaricarli in qualsiasi momento con l'archivio dell'art. 8.2. Questa descrizione del sistema di backup non esonera il Fornitore dai propri obblighi di sicurezza e dalle responsabilità applicabili.
12. Dati personali
12.1 Per i dati affidati dallo Studio nell'ambito del Servizio, il notaio opera quale titolare del trattamento e il Fornitore quale responsabile, secondo la Nomina. La Nomina si applica anche alla prova gratuita e continua a disciplinare le copie residue fino alla loro eliminazione.
12.2 I trattamenti svolti dal Fornitore per proprie finalità, quali la gestione del rapporto contrattuale, la fatturazione e gli obblighi amministrativi, sono descritti nell'informativa privacy pubblicata sul sito e restano distinti dai trattamenti eseguiti per conto dello Studio.
12.3 L'utilizzo dei modelli di intelligenza artificiale, la conservazione zero applicata alle funzionalità utilizzate, le relative eccezioni e i trattamenti per manutenzione sono disciplinati dalla Nomina. La conservazione zero presso il fornitore del modello non comporta l'assenza delle archiviazioni e delle copie tecniche necessarie al funzionamento di LUMIRIA.
13. Diritti sui contenuti e sul software
13.1 Il software, la struttura del Servizio e i contenuti messi a disposizione dal Fornitore sono protetti dai diritti del Fornitore o dei rispettivi titolari e licenzianti. Lo Studio riceve un diritto d'uso non esclusivo e non trasferibile del Servizio, esercitabile anche tramite gli Utenti autorizzati, per la durata della prova o dell'abbonamento e, limitatamente alla consultazione e all'esportazione, per il periodo dell'art. 8.
13.2 Lo Studio e gli eventuali terzi titolari conservano i rispettivi diritti sui documenti, sugli schemi e sui contenuti caricati. Il Fornitore non rivendica diritti sui contenuti delle pratiche o sugli atti predisposti dallo Studio e li tratta esclusivamente per eseguire il contratto e le istruzioni documentate della Nomina.
13.3 I dati e i contenuti dello Studio non sono utilizzati dal Fornitore per addestrare modelli di intelligenza artificiale, né sono conferiti a tale scopo ai fornitori dei modelli. Restano ferme le precisazioni dell'art. 10 della Nomina sui trattamenti effettuati da questi ultimi.
13.4 Il Servizio non garantisce che un contenuto generato sia esclusivo, originale o autonomamente protetto dal diritto d'autore. Restano fermi i diritti dei terzi e gli obblighi di verifica prima dell'utilizzo.
14. Responsabilità
14.1 Ciascuna parte risponde delle violazioni dei propri obblighi secondo la legge e il contratto.
14.2 Per i servizi a pagamento, nei limiti in cui la legge consente una limitazione convenzionale, la responsabilità risarcitoria complessiva del Fornitore verso lo Studio è limitata ai corrispettivi pagati dallo Studio nei dodici mesi precedenti il fatto che ha causato il danno. Questo limite non si applica ai fatti verificatisi durante la prova gratuita, per i quali restano applicabili le regole ordinarie di responsabilità.
14.3 Nessuna disposizione del contratto esclude o limita la responsabilità per dolo o colpa grave, per violazioni di obblighi derivanti da norme di ordine pubblico o negli altri casi in cui la limitazione è vietata. Restano fermi i diritti inderogabili degli interessati e le responsabilità previste dall'art. 82 GDPR. Il limite del comma 14.2 opera nei soli rapporti tra le parti e si applica anche ai danni causati da sub-responsabili del Fornitore, salvo dolo o colpa grave del Fornitore, nella misura compatibile con tali disposizioni.
15. Modifiche delle condizioni
15.1 Il Fornitore comunica allo Studio le modifiche delle presenti condizioni con almeno trenta giorni di preavviso, indicando il testo modificato, la data di efficacia e, quando applicabile, la facoltà di recesso. Le modifiche non producono effetti retroattivi.
15.2 In caso di modifiche sostanzialmente sfavorevoli, lo Studio può recedere senza penali entro il termine di preavviso, con effetto dalla data prevista per l'entrata in vigore delle modifiche. In tal caso il Fornitore restituisce la quota del corrispettivo già pagato riferita al periodo successivo alla cessazione. Lo Studio può anche indicare una data anteriore di cessazione entro il periodo di preavviso.
15.3 Alla cessazione si applicano le garanzie di restituzione e cancellazione dell'art. 8 e della Nomina. Le modifiche relative ai sub-responsabili restano soggette alla procedura specifica prevista dalla Nomina. L'aggiornamento di una pagina informativa o di un collegamento esterno non modifica, da solo, il contratto già concluso.
16. Legge applicabile e competenza
16.1 Il contratto è regolato dalla legge italiana, ferme le norme dell'Unione europea direttamente applicabili. La competenza dell'autorità giudiziaria è determinata secondo la legge, senza pattuizione di un foro esclusivo in deroga ai criteri ordinari.
16.2 Prima di agire in giudizio, la parte che lamenta un inadempimento lo comunica all'altra per iscritto, mediante posta elettronica certificata. Le parti cercano una soluzione entro trenta giorni dalla comunicazione. Resta ferma la possibilità di ricorrere alla mediazione ai sensi del d.lgs. 4 marzo 2010, n. 28.
17. Approvazione specifica
17.1 Con dichiarazione distinta dall'accettazione generale del contratto, lo Studio approva specificamente, ai sensi degli artt. 1341 e 1342 del codice civile, le seguenti disposizioni:
- art. 5.3, facoltà del Fornitore di interrompere la prova per uso non conforme;
- artt. 7.1, 7.2 e 7.3, rinnovo automatico, termine ed effetti della disdetta e assenza di rimborso per il periodo non utilizzato, salve le eccezioni previste;
- artt. 8.1, 8.3, 8.4 e 8.6, durata dell'accesso dopo la scadenza, cancellazione definitiva, conseguenze della richiesta di cancellazione immediata e cancellazione immediata della pratica eliminata;
- art. 9.4, limiti delle garanzie sui risultati dell'assistenza automatizzata, ferme le responsabilità del Fornitore;
- art. 11.1, assenza di un impegno di disponibilità ininterrotta o di una percentuale garantita di disponibilità;
- artt. 11.3 e 11.4, limiti del ripristino dalle copie di sicurezza della banca dati e dei file;
- art. 13.4, assenza di garanzia sull'originalità dei contenuti generati;
- artt. 14.2 e 14.3, limite della responsabilità per i servizi a pagamento, anche per i danni causati dai sub-responsabili, con le esclusioni dell'art. 14.3;
- art. 15, modifiche delle condizioni e relativo diritto di recesso.
17.2 L'approvazione specifica è riferita alle clausole sopra individuate nella versione delle condizioni accettata dallo Studio. È resa con firma elettronica semplice, mediante un codice monouso inviato all'indirizzo email indicato nella richiesta, distinto da quello con cui si firma la Nomina, e non è sostituita dalla semplice presa visione della documentazione pubblica o dalla sola selezione di una casella.
Guida per utilizzare LUMIRIA
Assistenza con intelligenza artificiale nella pratica notarile
Società Tecnologie Notarili S.r.l. — Versione predisposta il 1° ottobre 2026
Questa guida spiega come utilizzare LUMIRIA, quali limiti considerare e quali verifiche compiere prima di utilizzare i risultati. È rivolta al notaio e ai collaboratori autorizzati dello Studio e si applica anche durante la prova gratuita.
I risultati di LUMIRIA devono essere sottoposti a verifica professionale prima dell'utilizzo. La qualità della scrittura, la presenza di una fonte o l'assenza di rilievi non attestano la correttezza del risultato né la completezza dell'istruttoria.
La guida è consultabile nella documentazione pubblica del sito e si legge insieme alle Condizioni del servizio, alla Nomina a responsabile del trattamento e all'Informativa privacy. Per i trattamenti svolti per conto dello Studio, gli obblighi delle parti e le istruzioni sui dati sono disciplinati dalla Nomina.
1. Finalità della guida e alfabetizzazione
La guida fornisce indicazioni operative e contribuisce alle misure di alfabetizzazione sull'intelligenza artificiale previste dall'art. 4 del regolamento (UE) 2024/1689. La sola lettura o accettazione del documento non dimostra, di per sé, l'adempimento degli obblighi dello Studio o della Società.
Le misure da adottare vanno commisurate alle conoscenze e all'esperienza delle persone coinvolte, alle attività affidate al sistema e ai rischi per le persone interessate. Lo Studio integra quindi queste indicazioni nell'organizzazione del lavoro e nella preparazione dei collaboratori.
2. Il sistema e i soggetti coinvolti
LUMIRIA è un sistema di intelligenza artificiale destinato ad assistere il notaio e i collaboratori autorizzati nella preparazione degli atti e nelle attività istruttorie descritte in questa guida.
Società Tecnologie Notarili S.r.l. fornisce il sistema LUMIRIA. Lo Studio lo utilizza nell'esercizio della propria attività professionale. I modelli linguistici impiegati dal sistema sono forniti da Anthropic: il ruolo del fornitore del modello è distinto da quello della Società che eroga LUMIRIA.
Le risposte della chat e le proposte generate nella pratica sono prodotte da un sistema automatico. Anche una bozza già presente all'apertura della pratica può essere generata automaticamente. La formulazione in linguaggio naturale non implica l'intervento o la verifica di una persona.
Il sistema elabora i contenuti disponibili e produce risposte sulla base delle istruzioni ricevute e del contesto. Può proporre soluzioni e compiere le operazioni tecniche previste dalle funzioni attivate; le valutazioni professionali e la decisione sul contenuto dell'atto competono al notaio. La Società resta tenuta ai propri obblighi contrattuali e di legge.
3. Funzioni e fonti utilizzate
LUMIRIA legge i documenti sottoposti ad analisi, estrae informazioni sulle parti e sui beni, confronta i dati e formula rilievi istruttori. Le scansioni prive di testo sono sottoposte a riconoscimento ottico sui server della Società; la qualità del risultato dipende anche dalla leggibilità dell'originale.
Su richiesta dello Studio, il servizio recupera documenti dai portali supportati. Predispone bozze di atto, anche seguendo gli schemi caricati dallo Studio, e propone modifiche sulla base delle indicazioni ricevute in chat. Le funzioni effettivamente disponibili sono quelle abilitate nel servizio e nel piano utilizzato.
Le elaborazioni possono utilizzare il corpus giuridico di LUMIRIA, descritto qui sotto; gli schemi, le regole di redazione e i documenti dello Studio; le conoscenze generali dei modelli di Anthropic; le ricerche nel web.
Quando utilizza il corpus o il web, LUMIRIA riporta i riferimenti alle fonti. Occorre verificarne l'esistenza, il contenuto, l'aggiornamento e la pertinenza rispetto al caso. Le conoscenze generali del modello non sono necessariamente accompagnate da una fonte e non garantiscono l'aggiornamento alla data dell'utilizzo.
Il corpus giuridico. LUMIRIA dispone di un corpus giuridico curato da un Comitato Scientifico Indipendente, che ne seleziona i contenuti e ne cura l'aggiornamento e la revisione periodica.
Cosa raccoglie. Contributi di dottrina, pronunce di giurisprudenza, orientamenti della prassi e un formulario di atti, scelti per la loro rilevanza nella pratica notarile.
Com'è fatto. Il corpus è ordinato in ventinove materie e, all'interno di ciascuna, per titoli. Per molte questioni indica il grado di affidabilità di ogni soluzione: se è pacifica o espressamente regolata, se è sostenuta ma discussa e quindi richiede cautele, oppure se non consente di ricevere l'atto, indicando in questo caso l'alternativa lecita.
Come si usa in LUMIRIA. Il corpus non è consultato automaticamente. Il notaio può chiedere un approfondimento con il comando «Corpus», presente sotto le risposte. LUMIRIA cerca allora nel corpus i passi pertinenti alla questione e li elabora con il modello di intelligenza artificiale: illustra gli orientamenti e le soluzioni prospettabili e riporta per intero le fonti citate dal corpus. La ricerca avviene sui sistemi della Società e al modello sono trasmessi solo i passi trovati. Il corpus non è utilizzato per i codici e le tabelle degli adempimenti, per i quali valgono soltanto le fonti ufficiali dell'Agenzia delle Entrate.
Le formule del corpus sono modelli da adattare ai fatti della pratica. Le fonti vanno verificate come ogni altro risultato, e la valutazione delle soluzioni resta al notaio.
Il corpus e le ricerche web non assicurano la copertura di tutte le fonti rilevanti. Anche lo schema dello Studio può contenere clausole superate o inadatte al caso: il suo impiego non ne conferma la validità.
La dettatura vocale, se l'utente la sceglie, trasforma la voce in testo attraverso il servizio vocale del browser (per esempio Google per Chrome, Apple per Safari), secondo le condizioni del produttore del browser e al di fuori dei fornitori della Società. LUMIRIA riceve soltanto il testo risultante. Poiché ciò che viene dettato può contenere dati dei clienti, lo Studio stabilisce se e quando consentirne l'uso; al primo utilizzo l'utente è avvisato e può scegliere di non utilizzarla.
Quando una bozza o un contenuto generato viene stampato o scaricato, LUMIRIA ricorda che è stato predisposto con l'assistenza dell'intelligenza artificiale e va controllato prima di qualsiasi utilizzo. I file scaricati (Word e PDF) riportano questa indicazione nelle loro proprietà, in forma leggibile dai programmi, come richiede l'art. 50 del Regolamento (UE) 2024/1689; il testo del documento non cambia e l'indicazione non compare sulla pagina né in stampa.
4. Limiti ed errori possibili
LUMIRIA non svolge l'indagine della volontà delle parti, non accerta personalmente la loro identità o capacità e non esercita la funzione notarile. L'assistenza automatizzata non sostituisce il giudizio del professionista, i controlli richiesti dalla legge o la valutazione degli effetti dell'atto.
Gli errori possono riguardare sia i singoli dati sia l'intera ricostruzione del caso. Il sistema può interpretare male un documento, omettere un problema, qualificare in modo inesatto un rapporto o proporre una soluzione giuridica inappropriata, anche con una motivazione apparentemente convincente.
Lettura dei documenti. Una scansione poco leggibile, una pagina mancante, una tabella o un'annotazione possono essere lette male o trascurate. La trasmissione di un documento completo non garantisce che ogni sua parte sia stata correttamente considerata nella risposta.
Ambiguità e informazioni mancanti. Il sistema può risolvere una contraddizione in modo errato o completare un'informazione senza un fondamento sufficiente. Non si deve presumere che si arresti o chieda chiarimenti in ogni situazione dubbia.
Norme e precedenti. Può indicare una disposizione non pertinente, attribuire a una decisione un contenuto diverso da quello effettivo o generare un riferimento inesistente. Anche una fonte autentica può essere interpretata male o risultare superata.
Valutazioni e calcoli. Sono possibili errori nelle quote, negli importi, nelle date e nei collegamenti tra soggetti, beni e diritti. Le risposte possono inoltre risentire di pregiudizi o generalizzazioni presenti nei dati di addestramento o nei materiali consultati.
Contesto della conversazione. Istruzioni ambigue, correzioni successive e documenti discordanti possono produrre risposte incoerenti. Chiedere al medesimo sistema di confermare una risposta non costituisce una verifica indipendente.
5. Verifica dei risultati e controllo del notaio
La bozza è visibile e modificabile. La comparsa di un testo nella pratica, il suo salvataggio o la sua esportazione non equivalgono alla verifica del notaio. Lo Studio deve controllare il contenuto anche quando il sistema lo ha inserito o modificato su sua richiesta.
Prima dell'utilizzo, il notaio verifica che la soluzione proposta corrisponda alla volontà delle parti, alle risultanze documentali e alla disciplina applicabile. Rientrano nel controllo l'identificazione delle parti, la capacità e i poteri di rappresentanza, la titolarità e la provenienza dei diritti, i dati dei beni, le quote, gli importi, i termini e gli effetti delle clausole.
I dati estratti vanno confrontati con i documenti di origine. Le norme e i precedenti rilevanti vanno controllati sulle fonti ufficiali, quando disponibili, verificando anche la disciplina vigente alla data pertinente. I calcoli determinanti per l'atto richiedono un riscontro autonomo.
In presenza di dati mancanti o discordanti, occorre chiarire il punto sulla base dei documenti o mediante le necessarie verifiche. Se non è possibile accertare la correttezza di un risultato, quel risultato non deve essere utilizzato come dato acquisito.
I rilievi sono segnalazioni da esaminare. La loro assenza non dimostra che non esistano criticità; la presenza di un rilievo non dimostra che sia fondato. Una segnalazione di attività da svolgere non prova che l'attività sia stata eseguita.
La verifica va ripetuta sulle parti interessate dopo ogni modifica sostanziale, tenendo conto delle possibili conseguenze sul resto dell'atto. Il controllo finale riguarda anche il documento esportato e la corrispondenza con la versione che il notaio intende utilizzare.
6. Accessi ai portali e credenziali
L'accesso a Sister, Telemaco e SmartRUN è avviato dallo Studio attraverso il servizio, sotto il proprio controllo, passando da SmartRUN con le proprie credenziali, che valgono per la singola operazione e non sono conservate. Le operazioni sui portali sono eseguite da procedure automatiche programmate, che compiono i passaggi previsti uno dopo l'altro. Solo quando un passaggio non riesce, perché la pagina del portale non corrisponde a quanto previsto, interviene di ripiego un modello di intelligenza artificiale, attraverso l'organizzazione Anthropic della Società coperta dal regime di conservazione zero, che esamina la pagina e completa il passaggio. Le credenziali non sono mai trasmesse al modello. Quando una richiesta va firmata, il servizio consegna il file al notaio, che lo firma personalmente con il proprio strumento di firma, anche remota, fuori da LUMIRIA, e lo ricarica firmato: LUMIRIA non vede né conserva il PIN o le credenziali di firma. Le automazioni possono compiere operazioni sui portali nell'ambito delle richieste ricevute: prima di avviarle occorre controllare soggetti, beni, tipo di ricerca e dati della richiesta.
Il completamento di un'operazione deve essere verificato attraverso il suo esito e i documenti o le ricevute effettivamente disponibili. Una frase nella chat non sostituisce tale riscontro. In caso di interruzione, prima di ripetere una richiesta occorre accertare se sia già stata eseguita, per evitare duplicazioni.
Le credenziali dei portali e della posta sono utilizzate per le operazioni richieste, non sono conservate in modo persistente sui sistemi della Società e non vengono trasmesse al fornitore dei modelli. Devono essere inserite esclusivamente negli spazi dedicati, senza riportarle nella chat o nei documenti da analizzare.
Le credenziali della Web Mail Notariato restano nel browser soltanto se l'utente sceglie di memorizzarle. Questa opzione va utilizzata esclusivamente su dispositivi sotto il controllo dell'utente; la chiusura del browser non comporta necessariamente la loro cancellazione. La consultazione della Web Mail Notariato avviene in sola lettura.
7. Trattamento dei documenti e conservazione zero
Per i dati personali delle pratiche il notaio è titolare del trattamento e la Società opera come responsabile, secondo la Nomina accettata anche per la prova gratuita. L'Informativa privacy descrive separatamente i trattamenti che la Società effettua per le proprie finalità amministrative e di gestione del sito e degli accessi.
Il contenuto dei documenti sottoposti ad analisi è trasmesso per intero al fornitore dei modelli. Sono inoltre trattati i messaggi e le informazioni della pratica utilizzati per l'elaborazione. Non si deve presumere che tali contenuti siano anonimizzati prima dell'invio.
La Società non usa i contenuti delle pratiche per addestrare modelli. Nell'ambito del rapporto commerciale applicabile, Anthropic non utilizza input e output per l'addestramento; la Società non ne autorizza tale utilizzo.
Sull'organizzazione Anthropic della Società è attivo dal 25 settembre 2026 il regime di conservazione zero, confermato dal certificato sottoscritto con il fornitore. Per i dati delle pratiche la Società utilizza i modelli e le funzionalità compresi in tale regime: Anthropic non conserva ordinariamente i contenuti delle richieste e delle risposte dopo la restituzione della risposta, con le memorie temporanee e le eccezioni descritte di seguito.
Memoria temporanea. Per accelerare le richieste ripetute, può restare in memoria una rappresentazione tecnica dei contenuti nella cache, con durata massima di un'ora dall'ultimo utilizzo. Il riutilizzo rinnova il termine. Gli schemi tecnici delle risposte strutturate possono essere conservati fino a ventiquattro ore dall'ultimo utilizzo; tali schemi non devono contenere dati personali delle pratiche.
Eccezioni. Secondo le condizioni dichiarate da Anthropic, i contenuti segnalati dai sistemi di sicurezza per possibili violazioni delle condizioni d'uso possono essere conservati fino a due anni; i relativi punteggi di classificazione fino a sette anni. Le conservazioni imposte dalla legge seguono il termine richiesto dall'obbligo applicabile e non sono soggette, per questo solo motivo, al limite di due anni.
La conservazione zero riguarda il trattamento del fornitore del modello nel perimetro pattuito. Non elimina gli archivi di LUMIRIA o i registri tecnici e non significa assenza di metadati tecnici e amministrativi. Non si estende automaticamente a ogni prodotto Anthropic, a un diverso account o ai servizi di terzi.
Le ricerche web sono destinate alla consultazione di norme, prassi e giurisprudenza. Le istruzioni al modello vietano di inserire nelle ricerche dati identificativi delle parti o della pratica; tali istruzioni non costituiscono un filtro tecnico infallibile. Lo Studio non deve chiedere ricerche web contenenti dati dei clienti. Gli eventuali trattamenti dei servizi esterni non sono automaticamente coperti dalla conservazione zero di Anthropic.
La banca dati e l'archivio dei file sono configurati in Irlanda; i server delle automazioni e del ragionamento utilizzati dalla Società sono in Germania; l'elaborazione dei modelli è configurata negli Stati Uniti. Le localizzazioni e le garanzie per i trasferimenti internazionali sono descritte nella Nomina e nella documentazione sui fornitori.
La manutenzione, la correzione dei guasti e l'aggiornamento del servizio si svolgono senza accesso ai contenuti delle pratiche, senza eccezioni. Il personale della Società e gli strumenti di assistenza allo sviluppo, compreso Claude Code, lavorano esclusivamente sul codice, su dati di prova custoditi in un ambiente separato da quello di produzione e su informazioni tecniche prive dei contenuti delle pratiche (errori, identificativi, tempi e consumi), mai su documenti, conversazioni o dati dei clienti del notaio. I computer utilizzati per lo sviluppo non dispongono delle chiavi di accesso alla banca dati di produzione e non conservano dati delle pratiche. Per la diagnosi di un guasto ricevono soltanto codici tecnici e una rappresentazione della struttura della pagina del portale nella quale ogni dato è sostituito da un segnaposto; i guasti che non possono essere compresi in questo modo sono riprodotti su pratiche di prova con dati fittizi. L'assistente di sviluppo opera in base a un contratto distinto da quello utilizzato per il servizio, non coperto dal regime di conservazione zero, e per questa ragione non riceve in alcun caso dati delle pratiche.
8. Archiviazione ed esportazione
Lo Studio deve conservare autonomamente i documenti e gli atti necessari alla propria attività e agli obblighi professionali. L'archivio del servizio non sostituisce gli adempimenti di conservazione che competono al notaio.
Alla scadenza della prova non convertita o dell'abbonamento non rinnovato, lo Studio dispone di trenta giorni di accesso in sola lettura e di esportazione; se passa all'abbonamento o rinnova entro tale termine, non perde nulla. Cinque giorni prima della scadenza lo Studio riceve un avviso; l'archivio ZIP del lavoro conservato si scarica dal servizio in qualsiasi momento e si genera a ogni download. Dopo i trenta giorni, i dati dello Studio sono cancellati dai sistemi attivi e il collegamento non è più utilizzabile; il notaio può chiedere la cancellazione immediata.
Una pratica eliminata è cancellata definitivamente e immediatamente e non è recuperabile. Prima di eliminarla, lo Studio può scaricarne il lavoro con l'archivio ZIP. Le copie residue della banca dati e le copie tecniche seguono i distinti termini stabiliti dalla Nomina.
I file dei documenti hanno una copia di sicurezza notturna, cifrata e conservata sette giorni in Germania; i file caricati dopo l'ultima copia possono non essere recuperabili. Lo Studio conserva comunque autonomamente i propri documenti e può scaricare in qualsiasi momento tutto il lavoro con l'archivio ZIP, che contiene anche i dati in formato strutturato, leggibile da altri programmi. I dati della banca dati sono recuperabili soltanto nei limiti dell'ultima copia disponibile, conservata per sette giorni; la procedura di ripristino è provata almeno ogni tre mesi.
9. Organizzazione dello Studio e informazione ai clienti
Prima di utilizzare il servizio con dati reali, lo Studio accetta le Condizioni e la Nomina, individua i collaboratori autorizzati e impartisce istruzioni adeguate alle attività affidate. L'accesso deve avvenire con le credenziali assegnate, senza condivisioni non autorizzate.
Lo Studio organizza momenti di istruzione e affiancamento commisurati all'utilizzo del sistema e alle competenze dei collaboratori. È utile documentare le iniziative svolte e aggiornarle quando cambiano le funzioni utilizzate o emergono errori ricorrenti. La conoscenza della professione e la capacità di verificare i risultati restano essenziali.
Ai sensi dell'art. 13 della legge 23 settembre 2025, n. 132, l'impiego dell'IA nelle professioni intellettuali riguarda attività strumentali e di supporto, ferma la prevalenza del lavoro intellettuale professionale. Il notaio informa il cliente sui sistemi utilizzati nella prestazione con una comunicazione comprensibile e completa. Questo obbligo va coordinato con l'informativa sul trattamento dei dati personali, che ha contenuti e finalità propri.
Il notaio individua le basi giuridiche del trattamento, valuta quali dati siano necessari e se occorra una valutazione d'impatto ai sensi dell'art. 35 GDPR. La presenza di dati particolari o giudiziari richiede anche la verifica dei presupposti degli artt. 9 e 10 GDPR. L'informazione sull'uso dell'IA non equivale, da sola, al consenso e non sostituisce tali valutazioni.
Per conoscere le misure adottate dalla Società e i trattamenti affidati ai fornitori, lo Studio consulta la Nomina, l'Informativa privacy e la pagina Fornitori e sub-responsabili. Eventuali chiarimenti possono essere richiesti a privacy&sicurezza@lumiria.ai.
10. Errori e incidenti
Se un risultato appare inesatto o non verificabile, lo Studio ne sospende l'utilizzo e compie i riscontri necessari. Per segnalare un problema scrive a privacy&sicurezza@lumiria.ai, indicando la pratica, l'operazione e il momento dell'anomalia, senza includere credenziali o dati estranei alla segnalazione. L'eventuale trasmissione di documenti per l'assistenza va limitata a quanto necessario e concordata con la Società.
In caso di sospetta perdita, alterazione, divulgazione o accesso non autorizzato a dati personali, lo Studio avvisa immediatamente la Società e conserva le informazioni utili ad accertare l'accaduto. Non occorre attendere che la ricostruzione sia completa per inviare la prima segnalazione.
Quando viene a conoscenza di una violazione dei dati affidati, la Società informa il notaio senza ingiustificato ritardo e comunque entro ventiquattro ore, secondo la Nomina, fornendo le informazioni disponibili e successivi aggiornamenti.
Il notaio, quale titolare, valuta la notifica al Garante ai sensi dell'art. 33 GDPR: la notifica è dovuta salvo che sia improbabile un rischio per i diritti e le libertà delle persone, senza ingiustificato ritardo e, ove possibile, entro settantadue ore dalla conoscenza della violazione. Il termine non decorre dalla conclusione dell'indagine tecnica. Restano la documentazione della violazione e, quando ne ricorrono i presupposti, la comunicazione agli interessati ai sensi dell'art. 34 GDPR.
Fornitori e sub responsabili di LUMIRIA
Società Tecnologie Notarili S.r.l.
Versione predisposta il 1° ottobre 2026
Questa pagina indica i fornitori utilizzati per erogare LUMIRIA, le attività affidate, i dati trattati e le localizzazioni pertinenti. Raccoglie inoltre i collegamenti alla documentazione pubblica dei fornitori e distingue i servizi esterni ai quali il notaio accede nell'ambito del proprio rapporto con i rispettivi gestori.
Per i trattamenti svolti per conto dello Studio, l'elenco si legge insieme alla Nomina a responsabile del trattamento, accettata prima dell'attivazione del servizio, anche per la prova gratuita.
1. Ruoli e responsabilità
Quando un fornitore tratta dati personali per conto della Società nell'esecuzione delle attività affidate dallo Studio, opera come sub-responsabile del trattamento. La Società lo vincola mediante contratto agli obblighi di protezione richiesti dall'art. 28 GDPR per le attività affidate e risponde verso lo Studio dell'adempimento degli obblighi del sub-responsabile, ai sensi del paragrafo 4 dello stesso articolo, nei limiti dell'art. 14 delle Condizioni del servizio.
La qualifica dipende dall'attività effettivamente svolta. I trattamenti relativi al rapporto commerciale con lo Studio, ai pagamenti e agli obblighi propri dei fornitori non sono automaticamente ricondotti alla sub-responsabilità per i dati delle pratiche. Tali trattamenti sono descritti nell'Informativa privacy di LUMIRIA e nella documentazione dei rispettivi fornitori.
2. Fornitori per i trattamenti affidati dagli Studi
Le localizzazioni riportate distinguono la sede del contraente dalla regione tecnica utilizzata. La scelta di una regione europea per un archivio o una funzione applicativa non garantisce, da sola, che ogni accesso o trattamento del fornitore e dei suoi ulteriori fornitori avvenga esclusivamente in Europa.
| Fornitore | Attività e dati trattati | Sede e localizzazione pertinente |
|---|
| Anthropic Ireland, Limited | Modelli per lettura dei documenti, analisi istruttoria, redazione assistita e ricerche web. Tratta i contenuti delle richieste, dei documenti e delle conversazioni utilizzati nell'elaborazione. Claude Code è utilizzato come assistente di sviluppo, sul codice e su dati di prova, e non riceve contenuti delle pratiche. | Contraente in Irlanda; elaborazione dei modelli configurata negli Stati Uniti. Si applicano il regime di conservazione zero e i limiti descritti nella sezione 6. |
| Supabase Pte. Ltd. | Banca dati, archivio dei documenti e copie di sicurezza della banca dati. Tratta i dati delle pratiche, le conversazioni, i documenti e gli altri dati conservati nel servizio. Le copie dei file dell'archivio sono conservate da Hetzner, non da Supabase. | Contraente con sede a Singapore. Regione scelta per la banca dati e l'archivio dei file: Irlanda. Ulteriori trattamenti e accessi seguono il relativo accordo e le garanzie sui trasferimenti. |
| Vercel Inc. | Erogazione del sito e delle funzioni applicative. Tratta i dati che transitano nelle richieste e i dati tecnici dei relativi registri, che non includono i contenuti delle pratiche. | Fornitore statunitense. Funzioni applicative configurate a Dublino, Irlanda; infrastrutture e ulteriori fornitori internazionali. Il trattamento non è dichiarato esclusivamente irlandese. |
| Hetzner Online GmbH | Server delle automazioni sui portali, lettura ottica delle scansioni e orchestrazione dell'assistente. Tratta documenti e dati delle pratiche, incluse catture delle pagine e file di lavoro; i registri tecnici non contengono dati delle pratiche. Un server e uno spazio di archiviazione dedicati conservano per sette giorni le copie di sicurezza cifrate dei file dei documenti. | Fornitore tedesco; server utilizzati dalla Società in Germania. |
| Clerk, Inc. | Autenticazione, gestione degli accessi e invio delle email di accesso. Tratta dati identificativi, recapiti e dati di autenticazione e sessione degli utenti dello Studio. Il controllo contro gli accessi automatizzati è svolto per Clerk dal suo fornitore Cloudflare, Inc. Per queste attività non riceve i documenti delle pratiche né i dati dei clienti del notaio. | Fornitore statunitense; trattamento negli Stati Uniti e ulteriori localizzazioni secondo il relativo accordo e l'elenco dei suoi sub-responsabili. |
| Resend (Plus Five Five, Inc.) | Invio delle email automatiche agli Studi, come gli avvisi di scadenza e le comunicazioni di servizio, e inoltro alla Società dei messaggi del modulo Contatti del sito. Tratta nome ed email degli utenti e il testo dei messaggi; non riceve i documenti delle pratiche né i dati dei clienti del notaio. | Fornitore statunitense; i messaggi sono inviati dalla regione europea (Irlanda); i dati sono trattati anche negli Stati Uniti, secondo il relativo accordo. |
I dati degli utenti dello Studio possono essere trattati, secondo la funzione svolta, per conto dello Studio oppure nell'ambito delle attività proprie della Società. Questa distinzione è descritta nell'Informativa privacy. I termini di conservazione dei contenuti delle pratiche, dei registri e delle copie tecniche sono stabiliti nella Nomina.
3. Pagamenti e comunicazioni della Società
Stripe Payments Europe, Limited gestisce pagamenti e abbonamenti. Tratta i dati di fatturazione dello Studio e le informazioni necessarie ai pagamenti e alla gestione del rapporto; non riceve i documenti delle pratiche né i dati dei clienti del notaio per tali attività. Il contraente indicato ha sede in Irlanda, ma questo non comporta che tutti i trattamenti avvengano esclusivamente in Irlanda.
Il servizio di Stripe riguarda il rapporto commerciale tra la Società e lo Studio. I ruoli privacy dipendono dalle operazioni: Stripe può agire come responsabile per alcune attività e come titolare per altre, comprese quelle connesse ai propri obblighi normativi e alla prevenzione delle frodi. Non è quindi qualificato, per il solo fatto di gestire l'abbonamento, come sub-responsabile dei dati delle pratiche.
Aruba S.p.A., con sede in Italia, fornisce il servizio di posta elettronica utilizzato dalla Società per le comunicazioni con gli Studi. I dati trattati dipendono dal contenuto della corrispondenza. I dati delle pratiche eventualmente necessari all'assistenza restano soggetti alle istruzioni dello Studio e alla Nomina; i messaggi e gli allegati devono essere limitati a quanto necessario.
4. Servizi esterni utilizzati dal notaio
I servizi indicati di seguito sono utilizzati dal notaio nell'ambito del proprio rapporto con i rispettivi gestori e con le proprie credenziali. Per queste operazioni non sono sub-responsabili incaricati dalla Società: LUMIRIA fornisce lo strumento di accesso e automazione. Restano applicabili le abilitazioni e le condizioni del rapporto tra il notaio e ciascun gestore.
Agenzia delle Entrate — Sister. Consultazione di visure catastali e ispezioni ipotecarie.
InfoCamere — Telemaco. Consultazione di visure e documenti camerali.
Notartel S.p.A. — SmartRUN. Porta di accesso ai servizi utilizzati dallo Studio.
Web Mail Notariato. Consultazione in sola lettura della casella dello Studio, su richiesta del notaio, per individuare messaggi e allegati pertinenti a una pratica. Il servizio non cancella o sposta messaggi e non li contrassegna come letti.
Le credenziali sono trasmesse dal browser ai server che eseguono l'operazione e restano in memoria per il tempo necessario al lavoro richiesto. Non sono conservate negli archivi o nei registri della Società e non sono trasmesse al fornitore dei modelli. Devono essere inserite negli spazi dedicati, senza riportarle in chat o nei documenti da analizzare.
Dettatura vocale. Se l'utente sceglie di dettare, la voce è trasformata in testo dal servizio vocale del browser (per esempio Google per Chrome, Apple per Safari), nell'ambito del rapporto tra l'utente e il produttore del browser. Il produttore del browser non è un fornitore della Società per questa funzione; LUMIRIA riceve soltanto il testo risultante. Al primo utilizzo l'utente è avvisato e può scegliere di non utilizzare la dettatura.
Solo le credenziali della Web Mail Notariato possono essere memorizzate nel browser del dispositivo, se l'utente sceglie questa opzione. La chiusura del browser non ne assicura la cancellazione; la memorizzazione va utilizzata soltanto su dispositivi sotto il controllo dell'utente.
5. Trasferimenti internazionali
Ogni trasferimento soggetto al Capo V GDPR deve essere assistito da un presupposto valido: una decisione di adeguatezza della Commissione europea, quando applicabile al destinatario e al trattamento, oppure le garanzie dell'art. 46, tra cui le clausole contrattuali tipo della decisione (UE) 2021/914, con le verifiche e le eventuali misure supplementari richieste.
Gli accordi sul trattamento dei dati dei fornitori disciplinano i meccanismi pertinenti. Le clausole contrattuali tipo si applicano nei moduli coerenti con i ruoli e con la concreta catena del trasferimento. Il DPA pubblico di Anthropic prevede, ove necessari, il Modulo Due, da titolare a responsabile, e il Modulo Tre, da responsabile a responsabile: non ne consegue che entrambi si applichino indistintamente a ogni operazione. Per i trattamenti affidati dallo Studio va considerato il ruolo della Società come responsabile.
Il ricorso all'EU–U.S. Data Privacy Framework presuppone che il destinatario statunitense sia effettivamente aderente e che il trattamento rientri nella certificazione e nella decisione di adeguatezza applicabile. Non deriva automaticamente dalla sede statunitense del fornitore.
Lo Studio può richiedere le informazioni sui destinatari, sui Paesi e sulle garanzie concretamente applicabili, nonché copia delle garanzie pertinenti, scrivendo a privacy&sicurezza@lumiria.ai. Le sole informazioni riservate estranee alla verifica possono essere oscurate, senza impedire la valutazione della protezione dei dati.
6. Trattamento dei dati da parte di Anthropic
Per i dati delle pratiche la Società utilizza l'organizzazione Anthropic aziendale, sulla quale è attivo dal 25 settembre 2026 il regime di conservazione zero, confermato dal certificato sottoscritto con il fornitore. Il regime riguarda i modelli e le funzionalità coperti dall'accordo e non si estende automaticamente a ogni servizio Anthropic o ai servizi di terzi.
Nell'ambito del rapporto commerciale applicabile, i contenuti non sono utilizzati per addestrare i modelli e non sono ordinariamente conservati da Anthropic dopo la restituzione della risposta. Restano le memorie tecniche temporanee e le eccezioni descritte nella Nomina e nella Guida all'uso.
La rappresentazione tecnica dei contenuti nella cache può restare fino a un'ora dall'ultimo utilizzo; gli schemi delle risposte strutturate fino a ventiquattro ore dall'ultimo utilizzo, senza dati personali delle pratiche negli schemi. Per i contenuti segnalati dai sistemi di sicurezza, Anthropic dichiara una conservazione fino a due anni degli input e output e fino a sette anni dei punteggi di classificazione. Le conservazioni imposte dalla legge seguono il termine richiesto dall'obbligo applicabile.
La conservazione zero non elimina i dati conservati da LUMIRIA per erogare il servizio, i registri o le copie di sicurezza. I relativi termini sono quelli previsti dalla Nomina.
7. Documentazione pubblica dei fornitori
I collegamenti seguenti conducono agli accordi standard sul trattamento dei dati, agli elenchi degli ulteriori fornitori e ai centri di documentazione sulla sicurezza dei singoli operatori. Possono descrivere anche prodotti o funzioni che LUMIRIA non utilizza. Alcuni documenti dei centri di sicurezza possono richiedere l'accesso o l'accettazione di condizioni di riservatezza.
Anthropic Ireland, Limited
Supabase Pte. Ltd.
Vercel Inc.
Hetzner Online GmbH
Clerk, Inc.
Resend (Plus Five Five, Inc.)
Stripe Payments Europe, Limited
La consultazione di questi documenti non comporta l'adesione dello Studio ai contratti stipulati dalla Società con i fornitori. Gli accordi effettivamente applicabili alla Società, sottoscritti o accettati elettronicamente, e le informazioni necessarie alla verifica sono messi a disposizione del notaio titolare su richiesta, secondo la Nomina. Le modifiche delle pagine dei fornitori non modificano automaticamente gli obblighi della Società verso lo Studio.
8. Modifiche dei sub responsabili
La Società comunica per email a ciascuno Studio, anche in prova, l'aggiunta o la sostituzione di un sub-responsabile con almeno due giorni di preavviso rispetto al suo impiego per i dati dello Studio. La comunicazione identifica il soggetto, le attività affidate e le informazioni pertinenti sui luoghi e sulle garanzie del trattamento. La pagina viene aggiornata contestualmente; la sua pubblicazione non sostituisce l'avviso individuale.
Entro il periodo di preavviso lo Studio può opporsi per motivi ragionevoli e documentati relativi alla protezione dei dati, scrivendo a privacy&sicurezza@lumiria.ai. Le parti ricercano una soluzione secondo la Nomina. Se l'opposizione non può essere superata, si applicano le disposizioni della Nomina sulla cessazione del rapporto interessato, senza penali e con restituzione della quota di corrispettivo relativa al periodo non goduto.
Gli elenchi pubblicati dai fornitori rendono disponibili le informazioni sui loro ulteriori sub-responsabili. Il rinvio a tali elenchi non sostituisce gli obblighi di informazione, autorizzazione e controllo della Società lungo la catena del trattamento.